一、前言
關(guān)于盤點(diǎn)，這是一個老生常談的問題，可能有些倉庫管理老鳥會對此嗤之以鼻。但是，作為倉庫管理中的重要組成部分，在日常管理中，盤點(diǎn)的重要性常常被倉庫主管們忽略，認(rèn)為只要保證了入出庫的準(zhǔn)確性，庫存數(shù)據(jù)肯定沒問題。殊不知，哪怕最微小的一個誤差(這個誤差不一定是倉庫管理人員造成的，也有可能是上下游客戶 造成的)，在日積月累下，就可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，造成庫存數(shù)據(jù)的巨大偏差。我們在項(xiàng)目現(xiàn)場中經(jīng)常遇到因?yàn)楸P點(diǎn)沒做好(盤點(diǎn)過程沒做好或者對盤點(diǎn)結(jié)果沒處理 好)而導(dǎo)致出現(xiàn)大量的庫存誤差，造成企業(yè)不必要的損失。比如某知名品牌酒類倉庫，年終盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)有兩千多件商品和賬目不符，雙方約定暫時賬務(wù)與實(shí)物同時凍 結(jié)，暫不處理(這絕對是個不定時炸彈，什么時候處理，難道要留待子孫后代處理)。再比如某知名品牌食品倉庫，年終盤點(diǎn)時發(fā)現(xiàn)二百多萬貨值的商品過保質(zhì)期， 甲乙雙方在責(zé)任認(rèn)定上互相指責(zé)(作為業(yè)內(nèi)人士，百分百認(rèn)定是倉庫企業(yè)責(zé)任，暫且不提為何沒控制好先進(jìn)先出，如果早盤點(diǎn)早發(fā)現(xiàn)早通報(bào)早處理，至少不會拖到年 底產(chǎn)生糾紛;哪怕是因?yàn)榭蛻糌浳餃N導(dǎo)致，至少也要及時發(fā)現(xiàn)并向客戶通報(bào)結(jié)果)。
盤點(diǎn)，就是為保證庫存準(zhǔn)確性，通過實(shí)物清點(diǎn)結(jié)果和賬面結(jié)果對比，發(fā)現(xiàn)實(shí)物庫存和賬面庫存之間的差異，并及時糾正和調(diào)整。以上是我們對盤點(diǎn)的定義(沒參考度娘和教科書)。那么盤點(diǎn)的目的就是為保證庫存的準(zhǔn)確性，這個準(zhǔn)確性包括數(shù)量的準(zhǔn)確性、存放位置的準(zhǔn)確性、存貨質(zhì)量的準(zhǔn)確性等。再深究一下，為什么要保證庫存準(zhǔn)確性呢(有點(diǎn)啰里啰嗦了)，有多方面，一方面是為了保證日常入出庫業(yè)務(wù)的順暢;另一方面是為了及時發(fā)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)管理中的問題;第三是為倉庫及其上下游機(jī)構(gòu)提供決策支持。再細(xì)致的解釋我們就不在本文闡述了。本文內(nèi)容著重介紹如何處理賬面庫存結(jié)果和實(shí)物庫存結(jié)果之間的差異。
二、保證盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性
發(fā)現(xiàn)庫存差異的前提，是實(shí)物清點(diǎn)庫存和賬面庫存都是準(zhǔn)確的。賬面庫存的準(zhǔn)確性暫時不在本文討論;實(shí)物清點(diǎn)也必須要有準(zhǔn)確性，否則拿它和賬面庫存去比較就失去了意義。沒有明確目的、應(yīng)付了事的盤點(diǎn)，是很難獲得準(zhǔn)確實(shí)物庫存信息的;不準(zhǔn)確的實(shí)物清點(diǎn)信息，不僅對發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異沒有絲毫幫助，反倒容易造成庫存信息混亂，做無用功，使員工喪失對庫存準(zhǔn)確性的信心。
1、復(fù)核制盤點(diǎn)
那么怎樣保證實(shí)物清點(diǎn)信息的準(zhǔn)確性呢，一般的做法是建立盤點(diǎn)管理制度，制定盤點(diǎn)操作流程，建立獎懲制度，要求員工提高責(zé)任心清點(diǎn)的時候認(rèn)真仔細(xì)等等，這些都是一些主觀的管理辦法。在大量的庫存數(shù)據(jù)面前，單靠人工方式去盤點(diǎn)(哪怕是借助了RF、RFID等盤點(diǎn)工具)是很容易出現(xiàn)人為誤差的。假定每個人清點(diǎn)庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率是99%，實(shí)際情況是你無法知道不準(zhǔn)確的1%到底出現(xiàn)在哪個商品上。如果拿一個人的盤點(diǎn)庫存結(jié)果去和賬務(wù)庫存結(jié)果對比，那出現(xiàn)的差異里就會包括盤點(diǎn)本身的誤差以及賬務(wù)對比的誤差，增加盤點(diǎn)差異的處理復(fù)雜度。為了避免實(shí)物清點(diǎn)結(jié)果本身的誤差，有條件的企業(yè)一般采用復(fù)核盤點(diǎn)制度，也就是派出兩波次或以上的人員對同一盤點(diǎn)任務(wù)分別進(jìn)行清點(diǎn)。兩波次人員一次盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率是99%*99%=98.01%，同時誤差率是1%*1%=0.01%;也就是說一個波次盤點(diǎn)人員的誤差率是1%的話，兩個波次人員同時盤點(diǎn)，其結(jié)果本身的誤差率只有萬分之一，這個誤差率我們一般是能容忍的(也可以到第三波次，將誤差率降到百萬分之一)。
仔細(xì)的讀者可以發(fā)現(xiàn)，兩波次人員同時盤點(diǎn)準(zhǔn)確率在98.01%，誤差率0.01%，誤差率是低了，但準(zhǔn)確率也沒有提升，跟著降低了。我們來看這個公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%，這中間差的1.98%到哪里去了呢。假設(shè)兩個波次的盤點(diǎn)人員分別為A和B，這個內(nèi)容，實(shí)際上就是A數(shù)對了B沒有數(shù)對以及B數(shù)對了A沒有數(shù)對的部分。在將A和B的清點(diǎn)結(jié)果合并成最終的盤點(diǎn)結(jié)果之前，A和B之間要就差異部分進(jìn)行復(fù)盤，直至消除這1.98%的差異，這樣A和B的最終結(jié)果準(zhǔn)確率就都是99.99%。
所有初次接手的倉庫項(xiàng)目，人員還不熟練的倉庫項(xiàng)目，庫存管理混亂的倉庫項(xiàng)目我們都推薦采用復(fù)核制(哪怕會消耗雙倍的人力)。采用復(fù)核制盤點(diǎn)，可以增強(qiáng)員工的責(zé)任心(互相監(jiān)督，互相核查)，便于盤點(diǎn)制度獎懲制度的落實(shí)(有據(jù)可查)。如果實(shí)在人手不足，也可以考慮讓一個人做兩遍以消除實(shí)物清點(diǎn)本身的誤差。
2、循環(huán)盤點(diǎn)
當(dāng)倉庫管理足夠順暢，人員有足夠的能力把握盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的時候，可以考慮減少或取消復(fù)核盤點(diǎn)，將盤點(diǎn)本身產(chǎn)生的誤差交由和賬務(wù)比較來發(fā)現(xiàn)。為了消除清點(diǎn)本身產(chǎn)生的誤差對盤點(diǎn)差異的影響，我們經(jīng)常對差異部分進(jìn)行再次盤點(diǎn)，即是循環(huán)盤點(diǎn)。循環(huán)盤點(diǎn)是針對賬面庫存和實(shí)物庫存之間的差異，就差異部分再次進(jìn)行清點(diǎn)，以減少因?yàn)樯弦淮吻妩c(diǎn)誤差對盤點(diǎn)結(jié)果的影響。具體的循環(huán)次數(shù)視實(shí)際清點(diǎn)準(zhǔn)確率而定，比如準(zhǔn)確率是90%的清點(diǎn)，循環(huán)兩次(加上第一次原始數(shù)據(jù)后是三次)后的準(zhǔn)確率是100%-(10%)3=99.9%。當(dāng)然，每次循環(huán)后都要對實(shí)際清點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行修正。
復(fù)核盤點(diǎn)與循環(huán)盤點(diǎn)的區(qū)別是，復(fù)核盤點(diǎn)是事前消除盤點(diǎn)結(jié)果誤差，循環(huán)盤點(diǎn)是事后消除盤點(diǎn)結(jié)果誤差。
三、盤點(diǎn)差異的處理辦法
前文中提到，盤點(diǎn)結(jié)果與賬面庫存結(jié)果之間的差異，主要有三種，一種是數(shù)量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質(zhì)量差異。盤點(diǎn)管理中容易出現(xiàn)的一個誤區(qū)是，盤點(diǎn)如果出現(xiàn)盤盈沒事，如果是盤虧就要處理，有些庫管人員將盤盈結(jié)果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。殊不知，倉庫管理中沒有無緣無故的愛也沒有無緣無故的恨，出來混總是要還的。不管是未對盤盈物品做通報(bào)，還是貪墨了客戶物品，積累到一定程度，遲早都要被發(fā)現(xiàn)的。盤點(diǎn)的目的是發(fā)現(xiàn)差異，并消除差異。消除差異的辦法，是與差異類型以及發(fā)生差異的原因緊密相關(guān)的。
1、盤盈的處理辦法
盤盈的意思是實(shí)際庫存比賬面庫存數(shù)量多。出現(xiàn)盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同
1.1 出庫時貨品少發(fā)造成的盤盈
這時候要及時追查上一次盤點(diǎn)與本次盤點(diǎn)之間該物品的出庫記錄，和收貨人及時聯(lián)系，找到是哪一筆出庫單少發(fā)了，并商量解決辦法。大多數(shù)情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時聯(lián)系倉庫或者貨主單位。
A、如果收貨方要求補(bǔ)發(fā)，則在賬面外(WMS之外)做補(bǔ)發(fā)貨處理，無需做賬務(wù)登記。
B、如果收貨方不要求補(bǔ)發(fā)，則可以找到原出庫單，修改出庫單內(nèi)容(減少出庫數(shù)量)。實(shí)際情況是，對于已經(jīng)出庫完成的出庫單，很多WMS是不支持修改功能的，這種情況才可以做一個退貨入庫操作。不管是修改出庫數(shù)量還是做退貨入庫，都需要通知貨主單位，以確保倉庫庫存和貨主單位庫存保持一致。
Note：為何很多WMS無法支持對已經(jīng)完成的出庫單做修改，主要有兩個原因，一是這個WMS是按照財(cái)務(wù)管理思路設(shè)計(jì)的，修改出庫數(shù)量只能新設(shè)紅字出庫單來沖銷;另一原因是修改后的出庫貨位有變動，無法恢復(fù)原狀，會影響貨位的準(zhǔn)確性。這些理由，都是WMS不成熟的表現(xiàn)，作者所在公司設(shè)計(jì)的WMS，是能夠撤銷或修改已經(jīng)出庫完成的訂單的。至于為何推薦修改訂單，而不是做一個退貨入庫單，因?yàn)橥素浫霂靻螘黾油素浫霂煊涗?，可能影響物流費(fèi)用結(jié)算。這是題外話，歡迎感興趣的讀者聯(lián)系作者繼續(xù)討論。
1.2 入庫時多收了貨造成的盤盈
多收了貨而沒有記錄入賬，導(dǎo)致實(shí)物庫存比賬面庫存多，多出的部分我們一般叫賬外庫存。賬外庫存有可能是貨主企業(yè)有記錄，而倉庫忘了記錄;也有可能貨主企業(yè)自身也忘了記錄。不管如何，倉庫企業(yè)不要因?yàn)橛辛速~外庫存就沾沾自喜，感覺自己高大上能幫客戶管出多余的庫存，甚至有貪墨客戶貨物的想法。舉個特別的例子，某汽車工廠需要臨時緊急用料，零配件供應(yīng)商在給倉庫的入庫單里，增加了這部分物料;倉庫收貨員發(fā)現(xiàn)多出的部分，沒來得及處理，也就是沒有及時發(fā)貨給工廠。到盤點(diǎn)時才發(fā)現(xiàn)多出的部分，這時候工廠早就把抱怨投訴到供應(yīng)商了。
C、如果是貨主單位知道多發(fā)的情況，可以修改當(dāng)時入庫單，增加入庫數(shù)量。當(dāng)然，如果時間較長，可能當(dāng)時入庫的一部分商品已經(jīng)被出庫或被移動等，無法修改入庫單，這時候可以看下一條。
D、補(bǔ)充入庫單，并在入庫單的備注里，詳細(xì)描述補(bǔ)充入庫的原因。
E、貨主單位也沒有記錄的情況(真的沒有記錄么，不會有什么貓膩么，我們題外討論)，這時候就是真正的盤盈了。真正盤盈的內(nèi)容，要做盤盈入庫，并且通報(bào)貨主企業(yè)。
1.3 客戶退貨記錄未填造成的盤盈
客戶退貨正常的流程應(yīng)該是客戶先通知貨主企業(yè)退貨，貨主企業(yè)再通知倉庫負(fù)責(zé)接收。但實(shí)際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業(yè)并不知情;這時候就要及時和貨主企業(yè)溝通，及時做退貨登記。
F、如果是退貨記錄未登記，則及時補(bǔ)登退貨記錄;并和貨主企業(yè)通報(bào)核對退貨信息。
G、如果發(fā)現(xiàn)有瑕疵品(退貨原因大多是因?yàn)槌霈F(xiàn)瑕疵)，則要及時做次品標(biāo)識，或者凍結(jié)。
2、盤虧的處理辦法
盤虧，就是通過盤點(diǎn)結(jié)果實(shí)際庫存與賬面庫存對比，發(fā)現(xiàn)實(shí)際庫存比賬面庫存少。產(chǎn)生盤虧的原因是多方面的，主要有出庫未記賬的、破損未記賬的、散裝貨計(jì)數(shù)誤差(小數(shù)點(diǎn)誤差)造成的、出庫拿錯貨造成的等。出現(xiàn)盤虧情況，如果不做及時的處理，很容易影響正常出庫業(yè)務(wù)。貨主企業(yè)很有可能按照賬面庫存最大數(shù)來發(fā)布出庫指令，但這時候?qū)嶋H庫存不足，會影響發(fā)貨效率，甚至產(chǎn)生業(yè)務(wù)糾紛。
2.1 出庫未記賬造成的盤虧
主要包括正常出庫未記賬以及退回給供應(yīng)商未記賬等。往往在倉庫業(yè)務(wù)比較繁忙的時候，由于一些特殊的原因(比如私下打白條出庫)，倉庫實(shí)際發(fā)貨了，但沒在賬上體現(xiàn)。造成的結(jié)果就是，倉庫實(shí)物庫存減少了，但賬面庫存因?yàn)闆]有記賬沒有減少，由此造成盤虧。
H、如果是正常出庫超發(fā)了，則要找到原始出庫單，修改出庫單的出庫數(shù)量(增加賬面上的出庫數(shù)量)。
I、如果是忘記做出庫登記了，則要及時補(bǔ)填出庫單據(jù)。比如私下打白條出庫的時候，一定要留下明確的記錄。因?yàn)榫o急情況下，客戶打白條，可能也未在其賬面上體現(xiàn);而倉庫這邊也未記錄的話，則坐實(shí)了倉庫虧貨的事實(shí)，根本無法辯駁。
J、如果是退貨出庫(返還給貨主單位)沒有做登記，則要及時找到退貨依據(jù)，及時補(bǔ)登退貨出庫記錄，同時要求貨主單位做好退貨接收的補(bǔ)登手續(xù)，以保證雙方賬目上的一致。
2.2 破損處理未記賬造成的盤虧
主要是日常管理中發(fā)現(xiàn)的貨品質(zhì)量問題，做了實(shí)物處理，但未及時做賬務(wù)處理，導(dǎo)致實(shí)際數(shù)與賬面數(shù)不符。
K、因?yàn)樽冑|(zhì)、損毀等原因造成貨品的直接廢棄，但沒有做損毀品的出庫賬務(wù)處理：這時賬務(wù)上(WMS)要及時做“減庫”操作。其一是可以做退貨出庫，將廢棄的貨品出貨給貨主企業(yè)(哪怕是丟棄，也可以算作是出庫給貨主企業(yè));其二是，而如果損毀責(zé)任由倉庫企業(yè)承擔(dān)，則出庫的收貨單位是倉庫企業(yè)(相當(dāng)于是倉庫企業(yè)按照約定的價格買下了損毀的物品)。
L、因?yàn)榱軡?、破損等原因?qū)е挛锲繁幌录芨綦x：這時候要及時在WMS賬務(wù)上做隔離標(biāo)記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結(jié);另一種做法是將破損物品移動到次品區(qū)，同時在WMS賬務(wù)上做次品移動記錄。
2.3 散裝貨計(jì)數(shù)誤差(小數(shù)點(diǎn)誤差)造成的盤虧。
M、由于小數(shù)點(diǎn)誤差造成的數(shù)量差異，一方面可以通過在合同上約定允許的誤差范圍;另一方面，通過增加虛擬入庫(哪怕這個入庫數(shù)量只有零點(diǎn)零幾的內(nèi)容)來平衡這點(diǎn)誤差。
2.4 出庫拿錯貨造成的盤虧
由于揀貨人員不熟練不小心(也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設(shè)置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因)，把B商品當(dāng)成A商品出庫了。造成的結(jié)果是B商品出現(xiàn)盤虧，而A商品出現(xiàn)盤盈。
N、由于發(fā)錯貨造成的換貨處理，要及時找到A商品的出庫記錄，找出是哪一單拿錯了貨，然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的，因?yàn)閾Q貨操作產(chǎn)生的費(fèi)用，也應(yīng)該在賬外處理。
2.5 無可追溯原因的盤虧
意思就是說，確實(shí)找不到什么原因，貨物就是少了。這是真正的盤虧結(jié)果。這時候就需要憑經(jīng)驗(yàn)來判定了，比如食品或者高貨值電子品，會不會有失竊的情況。出現(xiàn)真實(shí)的盤虧情況可以有以下幾種處理辦法。
O、由倉庫企業(yè)賠償，在市場上購買對應(yīng)商品來補(bǔ)齊實(shí)物庫存。這種情況是維持賬上庫存數(shù)不變，增加實(shí)物庫存。
P、由倉庫企業(yè)賠償，貨主企業(yè)允許做一次虛擬出庫，收貨人是倉庫企業(yè)。這種情況是維持實(shí)物庫存不變，減少賬上庫存。
Q、獲得貨主企業(yè)的諒解，從貨主企業(yè)的生產(chǎn)線上獲得貨品來補(bǔ)齊盤虧的實(shí)物數(shù)量。實(shí)際上，在流通環(huán)節(jié)中出現(xiàn)貨物虧空是大概率事件，只要不是特大規(guī)模的數(shù)量損失，只要倉庫企業(yè)態(tài)度誠懇、服務(wù)到位，和貨主企業(yè)處理好關(guān)系，大多能獲得貨主企業(yè)的諒解。所謂說話/做事留一線，日后好見面，大體也是這個意思。
3、存放位置差異的處理
存放位置差異一般是因?yàn)闆]按照揀貨規(guī)則來揀貨造成的。在正規(guī)的WMS中，系統(tǒng)都會按照揀貨規(guī)則(一般是先進(jìn)先出規(guī)則)來指定每個商品的揀貨位置。但實(shí)際情況是，搬運(yùn)工為了圖省事，直接搬離門口近的貨，或者待揀貨的物品被壓在幾層托盤底部，不愿挪動，直接取最外層的。如果搬運(yùn)人員根本就不管揀貨指令，不按揀貨指令搬貨，那整個倉庫管理就肯定亂套了，這是最基本的管理問題，或者說是執(zhí)行力問題，不屬于本文討論范圍
R、如果是偶然的搬錯，短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)的話，可以修改搬運(yùn)指令，把原來指定的貨位調(diào)整為實(shí)際發(fā)生的貨位。
S、如果是經(jīng)過較長時間，連原來指定貨位的內(nèi)容也發(fā)生了變動，這時候已經(jīng)沒法直接恢復(fù)了。只能通過庫存調(diào)整的辦法，這里的庫存調(diào)整，不是調(diào)整數(shù)量，而是調(diào)整現(xiàn)有貨品的存放位置以及實(shí)際的生產(chǎn)日期批次號等內(nèi)容。
4、存貨質(zhì)量差異的處理
一般出現(xiàn)存貨質(zhì)量差異都是賬面庫存是完好的，實(shí)際庫存是有破損的或者過期的;基本上是與日常管理失控相關(guān)，如沒定期巡檢倉庫，導(dǎo)致未及時發(fā)現(xiàn)破損貨品，或者雖然發(fā)現(xiàn)了，未及時做賬務(wù)處理;未按照先進(jìn)先出做出庫揀貨，導(dǎo)致早期貨物長期積壓最終過保質(zhì)期等。
T、如果是出現(xiàn)破損差異，需及時申報(bào)破損內(nèi)容，并做賬務(wù)處理(次品處理或凍結(jié))，同時加強(qiáng)倉庫巡檢，早發(fā)現(xiàn)早匯報(bào)早處理
U、如果是出現(xiàn)過保質(zhì)期，則要加強(qiáng)先進(jìn)先出揀貨原則的監(jiān)督落實(shí)，制定保質(zhì)期報(bào)警策略
四、總結(jié)
盤點(diǎn)差異，不管是盤盈還是盤虧，對倉庫企業(yè)來說，都不是好事。盤盈和盤虧的處理，要根據(jù)實(shí)際情況來確定，而不是簡單的做什么盤盈入庫、盤虧出庫(在盤點(diǎn)結(jié)果處理上，這是WMS和財(cái)務(wù)軟件或ERP軟件的本質(zhì)區(qū)別)。本文所列的處理辦法，已經(jīng)超過了十八種，實(shí)際業(yè)務(wù)中會遇到多種情況，但萬變不離其宗，只要掌握了處理盈虧的處理原則，就能應(yīng)對自如。那么，盈虧的處理原則是什么呢，那就是，要么增減實(shí)物庫存數(shù)量，以使其與賬務(wù)庫存數(shù)量一致;要么是增減賬務(wù)庫存數(shù)量，使其與實(shí)物庫存數(shù)量一致。至于何時增減實(shí)物庫存數(shù)，何時增減賬務(wù)庫存數(shù)，就要根據(jù)差異發(fā)生的實(shí)際原因來分析了。
另外，盤點(diǎn)的目的是為了發(fā)現(xiàn)差異，并通過各種手段來清除差異。在整個供應(yīng)鏈上，倉庫是其中的一個環(huán)節(jié)，其上游有貨主企業(yè)，其下游有經(jīng)銷商企業(yè)，以及承運(yùn)商企業(yè)等。倉庫企業(yè)除了要保證自身的賬物數(shù)量的一致，同時還要保證與上下游企業(yè)間賬目數(shù)量的一致，這才是保證庫存數(shù)據(jù)在整個供應(yīng)鏈體系中一致，并保障倉庫正常業(yè)務(wù)運(yùn)作的關(guān)鍵。
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本文來源： 庫存盤點(diǎn)差異如何處理？
