存貨盤點工作作為庫存管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，對于準(zhǔn)確核定門店庫存、防止存貨非正常損耗和提升門店經(jīng)營績效都有非常重要的作用，因而加強超市企業(yè)門店存貨盤點內(nèi)部控制管理和內(nèi)部控制體系建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義。
連鎖超市門店存貨主要包括中心倉庫配送商品、供應(yīng)商直送商品和門店自行加工的各類生鮮商品、常溫商品和工業(yè)品。
但現(xiàn)有存貨盤點模式下，標(biāo)準(zhǔn)超市門店普遍存在著盤點工作效率低、盤點差錯率高、盤點中弄虛作假現(xiàn)象時有發(fā)生、員工缺乏盤點專門培訓(xùn)和缺乏系統(tǒng)盤點分析方法等缺陷，制約著門店經(jīng)營管理水平提升，特別是制約門店商品管理能力的進一步提高。
因而連鎖超市企業(yè)必須在建立監(jiān)督盤點機制、采用先進盤點方式、加強員工培訓(xùn)、建立有效分析工具和加強內(nèi)控自測及檢查等方面加強門店盤點內(nèi)部控制管理和內(nèi)部控制體系建設(shè)。
一、連鎖超市門店現(xiàn)有存貨盤點模式特點及內(nèi)部控制缺陷
（一）、現(xiàn)有存貨盤點模式特點：
連鎖超市盤點組織形式為門店根據(jù)公司總部指示，由店長組織門店員工對門店存貨進行盤點，由于門店數(shù)量眾多，公司總部只能對極少數(shù)門店實施現(xiàn)場監(jiān)督盤點。
盤點方式主要是抄報表、抄電子牌卡等盤點方式。即初盤人員將門店貨架商品數(shù)量記錄在電子牌卡上，計價、計重商品、倉庫商品、殘次商品、高低溫庫商品抄報在盤點表上，通過復(fù)盤和抽盤人員復(fù)核后，在指定收銀POS機上輸入商品編碼和數(shù)量，通過POS機作業(yè)，將實盤信息傳輸?shù)胶笈_MIS系統(tǒng)進行處理，與后臺帳面庫存數(shù)量、金額進行比對后，最終形成盤點盈虧數(shù)據(jù)。
此外，各連鎖超市企業(yè)已基本建立了盤點操作流程、考核及獎懲制度等制度性文件，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，并按照綜合盤虧率對門店進行考核。對盤虧超標(biāo)門店，公司總部會要求店長就超標(biāo)原因做專門分析報告，同時采取盤點分析會議形式分析總結(jié)盤點經(jīng)驗教訓(xùn)。盤點工作培訓(xùn)則以老員工帶新員工為主，公司總部短期專門培訓(xùn)為輔；
?。ǘ?、現(xiàn)有存貨盤點內(nèi)部控制缺陷分析：
1、由于沒有專業(yè)督盤人員，可能存在著門店的弄虛作假現(xiàn)象。
目前庫存盤點模式下，由于絕大多數(shù)門店都是自行進行盤點，違背不相容職務(wù)相互分離控制要求，在缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督情況下，部分日常經(jīng)營管理較差的門店為了掩蓋漏洞，可能采取各種方法偽造盤點和庫存數(shù)據(jù)，導(dǎo)致盤點數(shù)據(jù)失真。
2、單品準(zhǔn)確率較低：
盤點結(jié)果的差錯率較高，盤虧超標(biāo)現(xiàn)象嚴(yán)重。現(xiàn)行庫存盤點方式下手工工作量較大，難免存在人為誤盤、漏盤、錯盤等盤點錯誤。此外，由于門店經(jīng)營管理特別是商品管理還延用原來的粗放型管理方式，不注重單品管理，串類、串號成為普遍現(xiàn)象，因而導(dǎo)致較多門店單品盤點出現(xiàn)盤虧超標(biāo)現(xiàn)象。
3、門店員工流動性高，員工缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致門店盤點技能難以得到提高。
門店員工盤點工作培訓(xùn)主要延用老員工帶新員工或公司培訓(xùn)部的短期培訓(xùn)方式。首先、由于門店員工流動性較大，新進員工得到的正式盤點工作培訓(xùn)較少，且由于培訓(xùn)方式比較落后，導(dǎo)致員工盤點工作不熟練，工作效率不高。
4、缺乏對盤點結(jié)果的專門分析工具，盤點中存在的問題一再發(fā)生。
由于門店后臺MIS系統(tǒng)缺乏盤點數(shù)據(jù)分析程序和軟件，對于盤點結(jié)果產(chǎn)生的原因（換貨、串類串號或門店偷竊），店長無法及時做出判斷，門店難以采取切實有效措施堵防漏洞。
5、缺乏有效的內(nèi)部控制評估和檢查，內(nèi)部控制體系建設(shè)不完善。
較多連鎖超市公司未真正建立門店庫存盤點內(nèi)部控制自評和檢查制度，或雖然出于外部審計的要求建立了相關(guān)制度，但基本流于形式，未能真正起到揭示內(nèi)部控制風(fēng)險的作用。
二、加強庫存盤點內(nèi)部控制管理和體系建設(shè)的設(shè)想
?。ㄒ唬┏闪I(yè)監(jiān)盤隊伍，杜絕門店弄虛作假現(xiàn)象。
根據(jù)不相容職務(wù)相互分離控制要求，為確保企業(yè)內(nèi)部控制切實有效地執(zhí)行，必須建立完善的內(nèi)部監(jiān)督機制，因而建立獨立于超市門店自身的第三方監(jiān)督盤點機構(gòu)顯得尤其重要。
考慮到門店聘請外部盤點機構(gòu)負(fù)擔(dān)較重，可以成立內(nèi)部專業(yè)盤點隊伍作為獨立于門店的第三方機構(gòu)全程參與門店盤點工作，即門店盤點整個流程從倉庫、殘次、欠條的確認(rèn)輸入，貨架商品的復(fù)盤輸入及后臺操作都有專業(yè)盤點人員進行，以保證門店的盤點數(shù)據(jù)真實可靠。
考慮到獨立性問題，專業(yè)盤點隊伍的應(yīng)當(dāng)由公司總部直接領(lǐng)導(dǎo)或隸屬于審計部門，人員配置應(yīng)精干高效，人數(shù)以8-10人為宜，應(yīng)挑選基層門店具有豐富管理經(jīng)驗、能熟練操作計算機等先進設(shè)備的員工組成，如：門店財務(wù)、電腦操作員等，監(jiān)督盤點的門店數(shù)量每年應(yīng)要達到總數(shù)一半以上，且兩年內(nèi)監(jiān)督盤點工作應(yīng)覆蓋到全部門店，以發(fā)揮應(yīng)有作用。
?。ǘ⒉捎孟冗M盤點工具，提高盤點工作效率。先進的現(xiàn)代化盤點工具可以使門店盤點數(shù)據(jù)正確性顯著提高，降低盤點數(shù)據(jù)輸入過程中人為失誤的差錯率。隨著電子掃描技術(shù)的開發(fā)利用，便攜式且具有存儲功能的掃描設(shè)備開始在商業(yè)企業(yè)中廣泛應(yīng)用，從而為連鎖超市企業(yè)門店的盤點工作創(chuàng)新在技術(shù)上創(chuàng)造了有利條件。
目前較多商業(yè)企業(yè)采用了手持盤點服務(wù)終端（簡稱“手持終端”）設(shè)備，該設(shè)備具有掃描、存儲功能、數(shù)據(jù)輸入和輸出等多功能。在盤點工作中盤點人員全部采用新式手持終端進行百分百的初盤、復(fù)盤，即將盤點數(shù)據(jù)直接輸入新式的手持終端；盤點結(jié)束專業(yè)盤點人員將手持終端內(nèi)數(shù)據(jù)從后臺導(dǎo)入生成盤點憑證，并由專業(yè)盤點人員修改數(shù)據(jù)、審核盤點憑證直至MIS系統(tǒng)關(guān)帳，則可以大大降低手工操作風(fēng)險，提高盤點工作效率。
?。ㄈ?、以單品管理為抓手，持續(xù)跟蹤門店商品管理工作。單品管理是現(xiàn)代、高效的商品管理方法，門店單品庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)會向連鎖超市門店自動補貨系統(tǒng)提供錯誤的信息，導(dǎo)致補貨決策出現(xiàn)失誤。因而連鎖超市企業(yè)門店商品管理必須由原來的粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。
首先，對門店盤虧考核由原來考核門店綜合盤虧率，轉(zhuǎn)向考核門店單品盤虧率；
其次，對門店盤點差錯率較高的單品和出現(xiàn)庫存異常單品，公司總部應(yīng)建立日常的單品抽查制度，以促進了門店單品準(zhǔn)確率的逐步提高；
第三、門店要建立日常的單品自我抽查機制，如每天抽取50只單品，核對其準(zhǔn)確性，并找出差錯原因進行改正，建立單品抽查登記備案制度。
（四）、開發(fā)專業(yè)分析軟件，提高門店盤點數(shù)據(jù)分析能力。隨著門店后臺MIS系統(tǒng)等管理信息系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，信息系統(tǒng)供應(yīng)商可以根據(jù)顧客需要開發(fā)出較強針對性、強大功能的分析軟件。筆者認(rèn)為可從以下幾個方面進行開發(fā)：
1、上次盤點數(shù)據(jù)及兩次盤點間的換貨數(shù)據(jù)在一個界面中的系統(tǒng)開發(fā)，通過該系統(tǒng)界面的開發(fā)，店長能及時在盤點當(dāng)天發(fā)覺盈虧原因是否是上次盤點造成還是期間換貨造成，從而使門店店長有針對性地查找商品差錯原因，縮短盤點差錯查找時間；
2、盤錯商品查詢功能開發(fā)。
盤錯的商品包括：
（1）上次全局盤點無庫存，上次盤點到本次盤點間無進銷，本次盤到的商品；
（2）上次全局盤點有庫存，上次盤點到本次盤點間無進銷，本次未盤到的商品。第一種情況可能是供應(yīng)商的贈品門店未入帳，第二種情況可能是門店漏盤。通過該盤錯商品查詢系統(tǒng)截面，門店店長立即可以了解到盤虧原因是漏盤還是贈品未入帳。
（五）、多種形式的帶教培訓(xùn)，為專業(yè)盤點隊伍的培養(yǎng)提供了有效保障。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制制度的要求，每一崗位員工必須具有業(yè)務(wù)性質(zhì)和復(fù)雜程度相稱的足夠的勝任能力和培訓(xùn)經(jīng)歷，因而通過培訓(xùn)提升門店員工工作能力是保證企業(yè)內(nèi)部控制制度得以有效運行的重要的因素。門店員工的盤點工作培訓(xùn)若沿用常規(guī)的課堂教學(xué)培訓(xùn)方式，由于沒有和實際工作相結(jié)合，培訓(xùn)效果并不理想，因此可以采取“帶教培訓(xùn)”方式，即
1、門店盤點現(xiàn)場培訓(xùn)：即培訓(xùn)人員實地參與門店大全局盤點和日常審計檢查，帶教人員對所培訓(xùn)內(nèi)容進行實地講演，再由培訓(xùn)人員實地進行操作，帶教人員對培訓(xùn)人員不正確的操作再進行糾正，從而使培訓(xùn)人員盡快掌握操作要領(lǐng)；
2、帶教人員和培訓(xùn)人員參加各種類型的盤點專題分析會議，通過專題分析會議可以總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，防止常見、多發(fā)問題的出現(xiàn)。
?。?、建立內(nèi)部控制自查和檢查的常規(guī)機制，不斷完善存貨盤點內(nèi)部控制體系建設(shè)。定期和不定期的內(nèi)部控制自評和檢查，可以在很大程度上發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，通過整改可以不斷完善內(nèi)部控制的建設(shè)。
連鎖超市企業(yè)應(yīng)建立門店存貨盤點內(nèi)部控制自查表和檢查表，形成定期、不定期地進行自我評估和由專門部門的檢查的機制，自查和檢查的內(nèi)容應(yīng)包括存貨盤點內(nèi)部控制的所有關(guān)鍵控制點，如：盤點數(shù)據(jù)的輸入及復(fù)核、數(shù)據(jù)修改權(quán)限規(guī)定等。
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本文來源： 【防損】6招控制盤點舞弊
