1目的
規(guī)定公司物資和服務(wù)采辦的工作途徑和管理要求。
2范圍
與物資、服務(wù)采辦和管理有關(guān)的工作。
3關(guān)聯(lián)程序
購物環(huán)境管理程序
設(shè)備管理程序
4定義
服務(wù)采辦：根據(jù)公司對服務(wù)項目的需求，選擇供方，外包服務(wù)項目的過程。
行政耗材：用于營銷和管理工作所需的消耗性物資。
工程耗材：用于工程維護和管理所需的消耗性物資。
5職責(zé)
市場部：負責(zé)廣告牌、海報、燈箱、條幅和導(dǎo)示系統(tǒng)的制作和外包制作工作；
工程部：負責(zé)工程設(shè)備、設(shè)施和工程耗材的采辦、管理工作；負責(zé)專柜裝修、設(shè)備設(shè)施安裝的外包服務(wù)采辦和管理工作。
綜合管理部：負責(zé)辦公設(shè)備、設(shè)施和行政耗材的采辦和管理工作；負責(zé)環(huán)境衛(wèi)生、花木陳列的外包服務(wù)采辦工作。
營運部：負責(zé)環(huán)境衛(wèi)生、花木陳列的外包服務(wù)管理工作。
6程序
6.1采辦物資和服務(wù)分類
6.1.1采辦活動應(yīng)遵照成本控制要求和節(jié)約、適用原則，保證物資和服務(wù)采辦結(jié)果滿足采辦需求和使用要求，使用部門對物資和服務(wù)使用情況進行管理，嚴格監(jiān)控和制止物資和服務(wù)使用過程中出現(xiàn)浪費行為。
6.1.2采辦物資的分類包括：
設(shè)備、設(shè)施、工程耗材和行政耗材
6.1.3采辦服務(wù)的分類包括：
環(huán)境衛(wèi)生管理、裝飾花木陳列管理、專柜裝修工程、布置購物環(huán)境、設(shè)備設(shè)施安裝
支持文件：行政耗材采辦清單
工程耗材采辦清單
設(shè)備、設(shè)施采辦清單
6.2采辦需求
6.2.1物資和服務(wù)采辦需求以充分理由和適當(dāng)形式提出，采辦需求理由應(yīng)包含：
a.維持經(jīng)營所必須的要求；
b.維持質(zhì)量管理體系所必須的要求；
c.效率需要，即：最優(yōu)化的投入與產(chǎn)出比。
6.2.2提出采辦需求的形式應(yīng)以文件的形式提出，列明充分理由；采辦要求應(yīng)以批量、周期性購買為主，零散購買為輔；列明功能、質(zhì)量、數(shù)量、狀態(tài)和品類要求。
6.2.3采辦需求部門呈報采辦申請、采辦清單和費用估算，由部門經(jīng)理確認，財務(wù)部核實費用要求，總經(jīng)理批準并指定采辦責(zé)任部門執(zhí)行。
支持文件：物資和服務(wù)采辦申請操作規(guī)程
6.3市場評估
6.3.1采辦部門組織人力，收集市場信息，確保全面、準確了解所需采辦物資和服務(wù)的市場水平。通過分析和比較，選擇符合采辦要求的潛在提供方。
6.3.2采辦人員應(yīng)至少在以下方面準確掌握市場狀況：
a.品類和功能；
b.質(zhì)量和價格；
c.適當(dāng)?shù)馁徺I地點和購買方式。
6.4提供方選擇
6.4.1采辦部門選擇潛在物資和服務(wù)提供方，必要時，以招投標(biāo)方式進行。進行提供方選擇至少應(yīng)評估下列方面：
a.品類和功能的適合和齊全程度；
b.質(zhì)量和價格滿足需求的程度；
c.必要的樣品檢查和驗證
d.符合公司要求的付款結(jié)算方式和管理方式；
e.發(fā)生爭議時，進行追溯的可能。
6.4.2考慮滿足成本控制的要求，物資和服務(wù)采辦的價格水平應(yīng)等于或低于市場中等水平，同時兼顧其他規(guī)定要求。
6.4.3確定的提供方經(jīng)由部門經(jīng)理確認，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后，執(zhí)行采辦任務(wù)。
支持文件：物資采辦操作規(guī)程
服務(wù)采辦操作規(guī)程
6.5提供方信息
確定物資和服務(wù)提供方后，應(yīng)收集準確、真實和完備的提供方資料，由采辦部門和管理部門保存?zhèn)浒?，以便于監(jiān)督，和在必要時追溯。接受物資和服務(wù)后，應(yīng)保持提供方業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系方式，以便于再次采辦時列入評估對象中和發(fā)生糾紛時追溯。
支持文件：物資和服務(wù)提供方信息資料管理規(guī)定
6.6合同管理
6.6.1批量集中采辦或單項采辦金額較高時，采辦部門應(yīng)與提供方訂立合同，以確保采辦物資和服務(wù)符合采辦要求。
6.6.2訂立合同前，應(yīng)確認提供方資質(zhì)，提供物資和服務(wù)符合采辦要求的程度和公司因采辦而形成的潛在風(fēng)險和損失，必要時，更換和重新選擇提供方。
6.6.3訂立合同后，采辦部門應(yīng)確保落實、使用、監(jiān)控和評估合同履行情況的相關(guān)部門、相關(guān)崗位獲得合同信息的標(biāo)準和要求，應(yīng)確保合同有序流轉(zhuǎn)和妥善保管。
6.6.4因工作需要須對合同進行變更時，應(yīng)重新評估采辦要求和提供方。
6.6.5進行零散采辦時不須提供合同的，應(yīng)以驗證的形式證實提供方滿足采辦原則和需求的能力。
支持文件：物資和服務(wù)合同管理操作規(guī)程
6.7采辦物資管理
6.7.1采辦部門依據(jù)合同要求、采辦原則驗收物資，物資驗收人員應(yīng)明了合同要求和采辦原則要求，并承擔(dān)物資驗收的相應(yīng)權(quán)責(zé)。
6.7.2物資驗收合格，應(yīng)登記帳冊，必要時，入庫儲存。使用部門按采辦需求領(lǐng)用，領(lǐng)出時，登記出庫帳冊。物資存?zhèn)}時，管理部門應(yīng)確保物資的狀態(tài)符合使用要求，并保持帳物相符。
支持文件：物資存?zhèn)}及領(lǐng)用管理規(guī)定
6.8采辦服務(wù)管理
6.8.1采辦部門依據(jù)合同要求，組織管理人員和技術(shù)人員進行服務(wù)驗收。
6.8.2管理部門對采辦服務(wù)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和服務(wù)范圍進行定期檢查和驗證，確保符合采辦需求。
6.8.3采辦服務(wù)為短期階段性工作的，工作完成后，采辦部門對其完成結(jié)果符合采辦要求和合同要求的程度進行驗收。
支持文件：服務(wù)采辦驗收操作規(guī)程
7附錄
物資采辦工作流程
服務(wù)采辦工作流程
規(guī)定公司物資和服務(wù)采辦的工作途徑和管理要求。
2范圍
與物資、服務(wù)采辦和管理有關(guān)的工作。
3關(guān)聯(lián)程序
購物環(huán)境管理程序
設(shè)備管理程序
4定義
服務(wù)采辦：根據(jù)公司對服務(wù)項目的需求，選擇供方，外包服務(wù)項目的過程。
行政耗材：用于營銷和管理工作所需的消耗性物資。
工程耗材：用于工程維護和管理所需的消耗性物資。
5職責(zé)
市場部：負責(zé)廣告牌、海報、燈箱、條幅和導(dǎo)示系統(tǒng)的制作和外包制作工作；
工程部：負責(zé)工程設(shè)備、設(shè)施和工程耗材的采辦、管理工作；負責(zé)專柜裝修、設(shè)備設(shè)施安裝的外包服務(wù)采辦和管理工作。
綜合管理部：負責(zé)辦公設(shè)備、設(shè)施和行政耗材的采辦和管理工作；負責(zé)環(huán)境衛(wèi)生、花木陳列的外包服務(wù)采辦工作。
營運部：負責(zé)環(huán)境衛(wèi)生、花木陳列的外包服務(wù)管理工作。
6程序
6.1采辦物資和服務(wù)分類
6.1.1采辦活動應(yīng)遵照成本控制要求和節(jié)約、適用原則，保證物資和服務(wù)采辦結(jié)果滿足采辦需求和使用要求，使用部門對物資和服務(wù)使用情況進行管理，嚴格監(jiān)控和制止物資和服務(wù)使用過程中出現(xiàn)浪費行為。
6.1.2采辦物資的分類包括：
設(shè)備、設(shè)施、工程耗材和行政耗材
6.1.3采辦服務(wù)的分類包括：
環(huán)境衛(wèi)生管理、裝飾花木陳列管理、專柜裝修工程、布置購物環(huán)境、設(shè)備設(shè)施安裝
支持文件：行政耗材采辦清單
工程耗材采辦清單
設(shè)備、設(shè)施采辦清單
6.2采辦需求
6.2.1物資和服務(wù)采辦需求以充分理由和適當(dāng)形式提出，采辦需求理由應(yīng)包含：
a.維持經(jīng)營所必須的要求；
b.維持質(zhì)量管理體系所必須的要求；
c.效率需要，即：最優(yōu)化的投入與產(chǎn)出比。
6.2.2提出采辦需求的形式應(yīng)以文件的形式提出，列明充分理由；采辦要求應(yīng)以批量、周期性購買為主，零散購買為輔；列明功能、質(zhì)量、數(shù)量、狀態(tài)和品類要求。
6.2.3采辦需求部門呈報采辦申請、采辦清單和費用估算，由部門經(jīng)理確認，財務(wù)部核實費用要求，總經(jīng)理批準并指定采辦責(zé)任部門執(zhí)行。
支持文件：物資和服務(wù)采辦申請操作規(guī)程
6.3市場評估
6.3.1采辦部門組織人力，收集市場信息，確保全面、準確了解所需采辦物資和服務(wù)的市場水平。通過分析和比較，選擇符合采辦要求的潛在提供方。
6.3.2采辦人員應(yīng)至少在以下方面準確掌握市場狀況：
a.品類和功能；
b.質(zhì)量和價格；
c.適當(dāng)?shù)馁徺I地點和購買方式。
6.4提供方選擇
6.4.1采辦部門選擇潛在物資和服務(wù)提供方，必要時，以招投標(biāo)方式進行。進行提供方選擇至少應(yīng)評估下列方面：
a.品類和功能的適合和齊全程度；
b.質(zhì)量和價格滿足需求的程度；
c.必要的樣品檢查和驗證
d.符合公司要求的付款結(jié)算方式和管理方式；
e.發(fā)生爭議時，進行追溯的可能。
6.4.2考慮滿足成本控制的要求，物資和服務(wù)采辦的價格水平應(yīng)等于或低于市場中等水平，同時兼顧其他規(guī)定要求。
6.4.3確定的提供方經(jīng)由部門經(jīng)理確認，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后，執(zhí)行采辦任務(wù)。
支持文件：物資采辦操作規(guī)程
服務(wù)采辦操作規(guī)程
6.5提供方信息
確定物資和服務(wù)提供方后，應(yīng)收集準確、真實和完備的提供方資料，由采辦部門和管理部門保存?zhèn)浒?，以便于監(jiān)督，和在必要時追溯。接受物資和服務(wù)后，應(yīng)保持提供方業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系方式，以便于再次采辦時列入評估對象中和發(fā)生糾紛時追溯。
支持文件：物資和服務(wù)提供方信息資料管理規(guī)定
6.6合同管理
6.6.1批量集中采辦或單項采辦金額較高時，采辦部門應(yīng)與提供方訂立合同，以確保采辦物資和服務(wù)符合采辦要求。
6.6.2訂立合同前，應(yīng)確認提供方資質(zhì)，提供物資和服務(wù)符合采辦要求的程度和公司因采辦而形成的潛在風(fēng)險和損失，必要時，更換和重新選擇提供方。
6.6.3訂立合同后，采辦部門應(yīng)確保落實、使用、監(jiān)控和評估合同履行情況的相關(guān)部門、相關(guān)崗位獲得合同信息的標(biāo)準和要求，應(yīng)確保合同有序流轉(zhuǎn)和妥善保管。
6.6.4因工作需要須對合同進行變更時，應(yīng)重新評估采辦要求和提供方。
6.6.5進行零散采辦時不須提供合同的，應(yīng)以驗證的形式證實提供方滿足采辦原則和需求的能力。
支持文件：物資和服務(wù)合同管理操作規(guī)程
6.7采辦物資管理
6.7.1采辦部門依據(jù)合同要求、采辦原則驗收物資，物資驗收人員應(yīng)明了合同要求和采辦原則要求，并承擔(dān)物資驗收的相應(yīng)權(quán)責(zé)。
6.7.2物資驗收合格，應(yīng)登記帳冊，必要時，入庫儲存。使用部門按采辦需求領(lǐng)用，領(lǐng)出時，登記出庫帳冊。物資存?zhèn)}時，管理部門應(yīng)確保物資的狀態(tài)符合使用要求，并保持帳物相符。
支持文件：物資存?zhèn)}及領(lǐng)用管理規(guī)定
6.8采辦服務(wù)管理
6.8.1采辦部門依據(jù)合同要求，組織管理人員和技術(shù)人員進行服務(wù)驗收。
6.8.2管理部門對采辦服務(wù)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和服務(wù)范圍進行定期檢查和驗證，確保符合采辦需求。
6.8.3采辦服務(wù)為短期階段性工作的，工作完成后，采辦部門對其完成結(jié)果符合采辦要求和合同要求的程度進行驗收。
支持文件：服務(wù)采辦驗收操作規(guī)程
7附錄
物資采辦工作流程
服務(wù)采辦工作流程
樂發(fā)網(wǎng)超市批發(fā)網(wǎng)提供超市貨源信息,超市采購進貨渠道。超市進貨網(wǎng)提供成都食品批發(fā),日用百貨批發(fā)信息、微信淘寶網(wǎng)店超市采購信息和超市加盟信息.打造國內(nèi)超市采購商與批發(fā)市場供應(yīng)廠商搭建網(wǎng)上批發(fā)市場平臺,是全國批發(fā)市場行業(yè)中電子商務(wù)權(quán)威性網(wǎng)站。
本文內(nèi)容整合網(wǎng)站：百度百科、知乎、淘寶平臺規(guī)則
本文來源： 百貨店物資和服務(wù)采辦程序
