在財務電算化迅速發(fā)展的今日，每一個不甘落伍的企事業(yè)單位都會考慮如何實現(xiàn)電算化的問題。這不僅是嚴格管理、增效節(jié)支的有力手段，同時也是所處時代的要求。財務電算化勢在必行。然而，如何實施電算化則是一個重大而艱巨的課題。這不僅因為財務是一個單位業(yè)務動作的核心，主宰著企業(yè)擴大化的業(yè)務業(yè)績，而且還因為它是企業(yè)管理水平和精神面貌的準確反映，是企業(yè)是否有活力、有發(fā)展前途的試金石。如同要得到一件衣服，通常不外乎兩個方法:要么量體裁衣自己做，要么到市場上按自己的意愿去買。實施財務電算化也是如此:如果有條件，則最好是自己動手開發(fā)一套 財務軟件 。但更多的情況是用戶沒有能力和時間去自己開發(fā)，就只有到市場上去買了。這意味著他要苦苦追尋符合其管理水平、人員素質和企業(yè)硬件環(huán)境的軟件包及服務支持。
市場上近年來出現(xiàn)的基于WINDOWS的 財務軟件 很多，多適用于中小型單位。它們價格便宜，配置和運行也相對容易，功能也基本滿足要求。比較難選擇的是一些大型單位和采用大型機的企業(yè)，他們的管理復雜，通常存在平臺和其他系統(tǒng)的接口等問題。他們對 財務軟件 的要求很高:既要軟件功能全面(除通常的帳務、報表、工資、固定資產(chǎn)等模塊以外，還要有預算和管理會計、成本分析等模塊)、性能優(yōu)異、又要使用方便、服務良好及時、還要求軟件有良好的擴充性和可移植性等。如果再加上對實施期限的要求，語言版本、價格和運行平臺的要求，就更使得軟件的選擇是一件非常頭疼的事情，難以周全，可以說無法找到完全滿足條件的軟件。特別是隨著管理水平的不斷提高，現(xiàn)代化大企業(yè)對管理會計提出了更高要求，而這方面又是國內軟件的薄弱之處，也是我們最缺乏比較和認識的領域，畢竟中外管理思想有著巨大的差別。
認清環(huán)境，確定自己的需求
選擇任何軟件，都首先要練好內功，這是不言而喻的。要確定自己的環(huán)境和需求，包括自己所需的各項運行環(huán)境指標，與其他平臺和應用系統(tǒng)的接口，本單位的業(yè)務特點及數(shù)據(jù)量，通信條件和網(wǎng)絡連接等等。 財務軟件 必須符合企業(yè)總體信息系統(tǒng)規(guī)劃，與當前的計算環(huán)境相適應。由于市場上不可能有量身定制的完全匹配本企業(yè)的 財務軟件 ，因此，與其他應用系統(tǒng)的集成是一個不可避免的問題。
大體上講，企業(yè)的計算環(huán)境可分為兩類:集中式和分布式。如果企業(yè)的計算環(huán)境是集中式，即已購買了大型機，那么這些巨額投資應當?shù)玫奖Ｗo和充分利用。在這種情況下，要考慮的問題比較多，除了系統(tǒng)集成以外，還有移植問題。一般大型機上的 財務軟件 比較少，而且價格不菲，因此，購買的軟件要具有較好的可移植性。目標應當是爭取不改變前端設計。把大型機作為服務器用。如果企業(yè)的計算環(huán)境是分布式，則要簡單一些:即使 財務軟件 的數(shù)據(jù)庫服務器不同于企業(yè)已經(jīng)選用的服務器，也不存在太大的互聯(lián)困難。這時要主要考慮集成問題。對于本單位的需求要一清二楚，對企業(yè)的管理思想和各項流程及規(guī)則要形成局面資料。古人云:“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，對自己的需求不了解透徹就洽談是要失敗的。這些需求有很多很多內容，包括企業(yè)各項業(yè)務處理流程、運行系統(tǒng)的硬軟件環(huán)境、相應的組織機構等。例如:有多少人用系統(tǒng)，需要多少臺終端，安全措施是否有效，通信數(shù)率如何，各個功能有多大數(shù)據(jù)量，等等許多細節(jié)問題。要預計到以后幾年甚至十幾年的變化情況，要求軟件有良好的可擴充性和可移植性。
運用一定的方法來作比較
目前大量的國外軟件供應商正在激烈爭奪中國軟件市場，再加上蓬勃成長的國內各軟件開發(fā)公司的產(chǎn)品，使我們對 財務軟件 有較大的選擇余地，可以利用競爭來爭取最佳的實施效益。
對各個不同軟件產(chǎn)品進行比較是一項艱難而深奧的學問，因為每一個軟件產(chǎn)品都蘊含著豐富內容，都是高新科技智慧的結晶，都具有相同或相似的功能，都有各自的產(chǎn)品特點;而各個產(chǎn)品的性能、功能、運行平臺、支持方式、實施方法、產(chǎn)品語言和產(chǎn)地又千差萬別，沒有艱苦細致的鑒別工作是不可能作出正確判斷的。不過從經(jīng)驗中我們得出一些基本篩選原則:
第一步:先從國內外市場摸底，找到所有適合本單位環(huán)境和需求的軟件供應商，從中選出幾家作重點考察。
第二步:請他們來介紹自己的產(chǎn)品，比較他們的產(chǎn)品和實施投標方案，研究其報價，包括硬軟件價格、實施價格和培訓服務價格。
第三步:對兩三家供應商作重點評審，外出調查他們各自的用戶使用情況和反映，進行各項指標的認真比較。
第四步:內部確定一家供應商并與之談判，利用別家的低價格來與之討價還價，最后確定所有的合同細則(包括實施細則、培訓、保用、付款及稅等細則)，與之簽合同。
在這四步驟中，我們不得不提到一個方法論的問題:做事情要講方法;對各有優(yōu)劣的不同軟件如何評價和選取，當同一軟件的兩個甚至多個條件無不同時滿足需求時，我們就需要方法論作指導，對它作出正確評價。這種方法我們暫稱之為多元坐標法。即把我們認為最重要的若干個元素(8個或5個或6個等)畫成相應的坐標線。這些元素可以是質量、價格、期限、平臺、服務、補充開發(fā)等等。
我們將某一軟件不同的元素值畫在坐標點上，將這些點連成一個多邊形;對每個軟件都可以作出這種坐標圖和多邊形。通過比較不同軟件的元素值、坐標圖和多邊形，我們就可以得出許多結論，也可以直觀看出哪個坐標圖所得到的面積最大。面積最大的即各項綜合指標最好的軟件。
我們還可以對不同元素加上權值，使之可以更準確地反映元素在軟件選擇中的重要性。如我們可將質量權值定為30，價格定為40，期限定為40，平臺定為40，服務定為20，補充開發(fā)定為30，這樣，總權值是200。比較不同軟件各權值之和就可得出優(yōu)劣結果。這種方法很直觀有效，但有點形而上學的味道。我們可以進一步根據(jù)經(jīng)驗作出分析和判斷。
有時與供應商相處的關系也很重要。雙方合同姻緣，是要有認識和感情基礎的;沒有這個基礎就談不上以后的軟件實施。雙方的信任和信譽在任何時候都是成功的必要條件。
選擇軟件要注意的幾個問題
首先是平臺的選擇:盡可能與企業(yè)現(xiàn)有平臺一致，以減輕系統(tǒng)運行管理和維護和困難。平臺的開放性要比較好，便于與其他系統(tǒng)的集成。小型機和服務器平臺要考慮與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換問題。
第二、必須對軟件實施人員有明確而具體的要求，對他們的工作要有審核表和資料說明。
第三、商務談判要處理好稅的問題。合同中價格要標明是含稅價，這一點不能含混，否則會影雙方的合作。
第四、要求供應商提供至少兩套完整技術資料，并及時作出詳細的培訓計劃和驗收計劃。
第五、要每月召開高層領導的跟蹤會，以確保實施過程中的各項問題都得到解決。對未解決的問題要求在某一期限內有一個答案。
第六、用戶(包括計算機技術人員和最終用戶即財務人員)按照實施進度計劃進行驗審和付款。
總之，用戶對軟件最有發(fā)言權，如同評價鞋子的好壞，穿鞋的人心里最清楚舒服不舒服。所以，已有的鄰近用戶是評價軟件最可靠的證人。
市場上近年來出現(xiàn)的基于WINDOWS的 財務軟件 很多，多適用于中小型單位。它們價格便宜，配置和運行也相對容易，功能也基本滿足要求。比較難選擇的是一些大型單位和采用大型機的企業(yè)，他們的管理復雜，通常存在平臺和其他系統(tǒng)的接口等問題。他們對 財務軟件 的要求很高:既要軟件功能全面(除通常的帳務、報表、工資、固定資產(chǎn)等模塊以外，還要有預算和管理會計、成本分析等模塊)、性能優(yōu)異、又要使用方便、服務良好及時、還要求軟件有良好的擴充性和可移植性等。如果再加上對實施期限的要求，語言版本、價格和運行平臺的要求，就更使得軟件的選擇是一件非常頭疼的事情，難以周全，可以說無法找到完全滿足條件的軟件。特別是隨著管理水平的不斷提高，現(xiàn)代化大企業(yè)對管理會計提出了更高要求，而這方面又是國內軟件的薄弱之處，也是我們最缺乏比較和認識的領域，畢竟中外管理思想有著巨大的差別。
認清環(huán)境，確定自己的需求
選擇任何軟件，都首先要練好內功，這是不言而喻的。要確定自己的環(huán)境和需求，包括自己所需的各項運行環(huán)境指標，與其他平臺和應用系統(tǒng)的接口，本單位的業(yè)務特點及數(shù)據(jù)量，通信條件和網(wǎng)絡連接等等。 財務軟件 必須符合企業(yè)總體信息系統(tǒng)規(guī)劃，與當前的計算環(huán)境相適應。由于市場上不可能有量身定制的完全匹配本企業(yè)的 財務軟件 ，因此，與其他應用系統(tǒng)的集成是一個不可避免的問題。
大體上講，企業(yè)的計算環(huán)境可分為兩類:集中式和分布式。如果企業(yè)的計算環(huán)境是集中式，即已購買了大型機，那么這些巨額投資應當?shù)玫奖Ｗo和充分利用。在這種情況下，要考慮的問題比較多，除了系統(tǒng)集成以外，還有移植問題。一般大型機上的 財務軟件 比較少，而且價格不菲，因此，購買的軟件要具有較好的可移植性。目標應當是爭取不改變前端設計。把大型機作為服務器用。如果企業(yè)的計算環(huán)境是分布式，則要簡單一些:即使 財務軟件 的數(shù)據(jù)庫服務器不同于企業(yè)已經(jīng)選用的服務器，也不存在太大的互聯(lián)困難。這時要主要考慮集成問題。對于本單位的需求要一清二楚，對企業(yè)的管理思想和各項流程及規(guī)則要形成局面資料。古人云:“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，對自己的需求不了解透徹就洽談是要失敗的。這些需求有很多很多內容，包括企業(yè)各項業(yè)務處理流程、運行系統(tǒng)的硬軟件環(huán)境、相應的組織機構等。例如:有多少人用系統(tǒng)，需要多少臺終端，安全措施是否有效，通信數(shù)率如何，各個功能有多大數(shù)據(jù)量，等等許多細節(jié)問題。要預計到以后幾年甚至十幾年的變化情況，要求軟件有良好的可擴充性和可移植性。
運用一定的方法來作比較
目前大量的國外軟件供應商正在激烈爭奪中國軟件市場，再加上蓬勃成長的國內各軟件開發(fā)公司的產(chǎn)品，使我們對 財務軟件 有較大的選擇余地，可以利用競爭來爭取最佳的實施效益。
對各個不同軟件產(chǎn)品進行比較是一項艱難而深奧的學問，因為每一個軟件產(chǎn)品都蘊含著豐富內容，都是高新科技智慧的結晶，都具有相同或相似的功能，都有各自的產(chǎn)品特點;而各個產(chǎn)品的性能、功能、運行平臺、支持方式、實施方法、產(chǎn)品語言和產(chǎn)地又千差萬別，沒有艱苦細致的鑒別工作是不可能作出正確判斷的。不過從經(jīng)驗中我們得出一些基本篩選原則:
第一步:先從國內外市場摸底，找到所有適合本單位環(huán)境和需求的軟件供應商，從中選出幾家作重點考察。
第二步:請他們來介紹自己的產(chǎn)品，比較他們的產(chǎn)品和實施投標方案，研究其報價，包括硬軟件價格、實施價格和培訓服務價格。
第三步:對兩三家供應商作重點評審，外出調查他們各自的用戶使用情況和反映，進行各項指標的認真比較。
第四步:內部確定一家供應商并與之談判，利用別家的低價格來與之討價還價，最后確定所有的合同細則(包括實施細則、培訓、保用、付款及稅等細則)，與之簽合同。
在這四步驟中，我們不得不提到一個方法論的問題:做事情要講方法;對各有優(yōu)劣的不同軟件如何評價和選取，當同一軟件的兩個甚至多個條件無不同時滿足需求時，我們就需要方法論作指導，對它作出正確評價。這種方法我們暫稱之為多元坐標法。即把我們認為最重要的若干個元素(8個或5個或6個等)畫成相應的坐標線。這些元素可以是質量、價格、期限、平臺、服務、補充開發(fā)等等。
我們將某一軟件不同的元素值畫在坐標點上，將這些點連成一個多邊形;對每個軟件都可以作出這種坐標圖和多邊形。通過比較不同軟件的元素值、坐標圖和多邊形，我們就可以得出許多結論，也可以直觀看出哪個坐標圖所得到的面積最大。面積最大的即各項綜合指標最好的軟件。
我們還可以對不同元素加上權值，使之可以更準確地反映元素在軟件選擇中的重要性。如我們可將質量權值定為30，價格定為40，期限定為40，平臺定為40，服務定為20，補充開發(fā)定為30，這樣，總權值是200。比較不同軟件各權值之和就可得出優(yōu)劣結果。這種方法很直觀有效，但有點形而上學的味道。我們可以進一步根據(jù)經(jīng)驗作出分析和判斷。
有時與供應商相處的關系也很重要。雙方合同姻緣，是要有認識和感情基礎的;沒有這個基礎就談不上以后的軟件實施。雙方的信任和信譽在任何時候都是成功的必要條件。
選擇軟件要注意的幾個問題
首先是平臺的選擇:盡可能與企業(yè)現(xiàn)有平臺一致，以減輕系統(tǒng)運行管理和維護和困難。平臺的開放性要比較好，便于與其他系統(tǒng)的集成。小型機和服務器平臺要考慮與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換問題。
第二、必須對軟件實施人員有明確而具體的要求，對他們的工作要有審核表和資料說明。
第三、商務談判要處理好稅的問題。合同中價格要標明是含稅價，這一點不能含混，否則會影雙方的合作。
第四、要求供應商提供至少兩套完整技術資料，并及時作出詳細的培訓計劃和驗收計劃。
第五、要每月召開高層領導的跟蹤會，以確保實施過程中的各項問題都得到解決。對未解決的問題要求在某一期限內有一個答案。
第六、用戶(包括計算機技術人員和最終用戶即財務人員)按照實施進度計劃進行驗審和付款。
總之，用戶對軟件最有發(fā)言權，如同評價鞋子的好壞，穿鞋的人心里最清楚舒服不舒服。所以，已有的鄰近用戶是評價軟件最可靠的證人。
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本文來源： 詳談財務軟件的選擇
